kruiptouw.jpg

Privacybeleid
Privacybeleid Scouting The Buffalo's PDF Print E-mail
Beleidsplan privacy
 
Inleiding
Met dank aan de Europese Unie is vanaf mei 2018 nieuwe privacywetgeving van kracht. Deze geldt ook Scouting The Buffalo's. Dit betekent dat er een aantal zaken moeten zijn geregeld:
– Opstellen van dit beleidsplan
– Publiceren van dit plan op de website
– Bespreken van het plan in de groepsraad
Dit beleidsplan bevat een verwijzing naar het privacybeleid van Scouting Nederland. Voor onze groep wordt een toelichting gegeven op de verschillende gegevensbronnen met privacygevoelige informatie en hoe we daar mee omgaan.
 
Scouting Nederland
Voor de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland gelden de voorwaarden die te vinden zijn op https://www.scouting.nl/privacy

Scouting The Buffalo's
Scouting The Buffalo's Zandvoort bestaat uit een stichting en een groepsvereniging. Bij de Kamer van Koophandel staan deze geregistreerd als:
– The Buffalo's; en
– Stichting tot behartiging der belangen van Scouting The Buffalo's te Zandvoort.
De toelichting in dit document heeft betrekking op zowel stichting als groepsvereniging.
 
Inschrijfformulier
Inschrijven van een lid gaat met een inschrijfformulier. Dit inschrijfformulier bevat NAW-gegevens* van het lid en van de ouders/verzorgers. Deze gegevens worden ingevoerd in het systeem van Scouting Nederland (SOL). Het formulier wordt bewaard in de administratie tot het moment van uitschrijving.
* Naam-adres-woonplaats. Naast deze gegevens worden ook geboortedatum, geslacht, gegevens van de zorgverzekering, medische gegevens en e-mailadres en telefoonnummer geregistreerd.
 
Uitschrijfformulier
Uitschrijven van een lid gaat met een uitschrijfformulier. Dit uitschrijfformulier bevat NAW-gegevens van het lid. Naast NAW-gegevens wordt ook gevraagd om reden van uitschrijving. Het formulier wordt vernietigd zodra de uitschrijving uit het systeem van Scouting Nederland is uitgevoerd.
 
Formulieren voor kamp
Voorafgaand aan de (zomer)kampen wordt een inschrijfformulier uitgedeeld. Hierin staan NAW-gegevens en medische informatie, bestemd voor de groepsleiding. Deze informatie wordt bewaard tot na het kamp. Hierna wordt de informatie vernietigd.
 
Persoonsgegevens
De ledenlijst met NAW-gegevens wordt een aantal maal per jaar verspreid onder de bestuursleden. Deze lijst wordt gebruikt voor:
– het verzamelen van e-mailadressen bij gerichte mailings;
– opzoeken van telefoonnummers voor het uitvoeren van bestuurstaken.
De secretaris beschikt over een lijst met e-mailadressen om de notulen van de groepsraad aan te versturen.
Gegevens die worden gebruikt door de secretaris worden bewaard op een privé-computer.
 
Financiële administratie
In de financiële administratie wordt gebruik gemaakt van de persoonsgegevens zoals vastgelegd in de ledenadministratie (Scouts Online). Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de bankrekeningnummers van leden of hun wettelijk vertegenwoordigers ten behoeve van de contributie-inning. Binnen de groep en stichting hebben de volgende personen toegang tot deze informatie: penningmeesters van groep en stichting, speltak penningmeesters (tevens leiding) alleen voor hun speltak, leden die door de groepsraad of stichtingsbestuur zijn belast met de controle van de financiën (kascommissie).

E-mailgroepen
Voor het versturen van e-mail aan specifieke groepen worden e-mail aliassen gebruikt. Door de geadresseerde wordt vooraf toestemming gegeven voor opname in deze lijst. Voorbeelden van e-mail aliassen zijn die voor bestuur en voor speltakken.
 
Beeldmateriaal
Er word beeldmateriaal gebruikt voor sociale media, voor op de website, en voor gedrukt materiaal als Scouting Magazine en folders. Op het inschrijfformulier wordt gevraagd om toestemming voor het gebruik van dit materiaal. Bestaande leden is gevraagd om toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal. Het toestemmingsformulier wordt bewaard bij het inschrijfformulier en digitaal in Scouts Online (SOL).

Communicatie over het privacybeleid
Dit plan wordt gepubliceerd op de website van Scouting The Buffalo's. Bij ingaan van dit plan wordt het toegelicht in de groepsraad.
 
Opmerkingen, bezwaar en overig contact
Wanneer contact wenselijk is op gebied van het privacybeleid dan kan er contact opgenomen worden via Dit e-mail adres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.  

 
RocketTheme Joomla Templates